Gib dem Leser einen Weg durch die Belege
Ein Projekt-Update braucht eine andere Gewichtung als ein Forschungsbericht. Benenne zunächst die Leserschaft und die Frage, die das Dokument beantworten muss. Eine hilfreiche Struktur besteht aus einer Kernaussage für die Führungsebene, den zugrunde liegenden Belegen, den Auswirkungen und der nächsten Entscheidung.
Wähle eine Dokumentenleinwand für ein Leseerlebnis oder eine Präsentationsleinwand für eine Diskussion. Mit Tessuvi kannst du beides bearbeiten; ein dichter Bericht sollte nicht wie ein Deck mit kleinerer Schrift behandelt werden.
Stimme das Visuelle auf die Belege ab
| Frage | Nützliches visuelles Element |
|---|---|
| Wie vergleichen sich die Kategorien? | Ein Balken- oder Lollipop-Diagramm mit denselben Einheiten und derselben Skalierung. |
| Was hat sich im Laufe der Zeit verändert? | Ein Liniendiagramm mit Datumsangaben in der richtigen Reihenfolge. |
| Woraus besteht eine Summe? | Ein Kreis- oder Donutdiagramm, wenn die Kategorien tatsächlich Teile desselben Ganzen sind. |
| Was erfordert eine Entscheidung? | Eine Vergleichstabelle, in der die Vor- und Nachteile neben den Optionen stehen. |
| Was wissen wir – und woher? | Ein Belegverzeichnis, das eine Aussage mit ihrer Quelle und ihren Einschränkungen verknüpft. |
Eine Designverbesserung von einer sachlichen Änderung unterscheiden
Verwende einen gezielten Bearbeitungsmodus, wenn du Text oder Design anpassen möchtest, ohne das gesamte Dokument zu verändern. Wähle für eine lokale Überarbeitung die relevante Seite aus und prüfe anschließend die resultierende Version, bevor du sie teilst.
Diagramm- und Tabellenbeispiele enthalten Demonstrationsdaten. Ersetze sie, beschrifte Einheiten und Zeiträume und bestätige, dass die Kategorien weiterhin vergleichbar sind. Ein ansprechend gestaltetes Diagramm mit einer unbelegten Zahl bleibt unbelegt.
- Verwende beschreibende Überschriften, die auch als Liste gelesen verständlich sind.
- Halte Quellen in der Nähe der Aussagen, die sie belegen.
- Teile eine überfüllte Tabelle auf, anstatt sie unter eine angenehm lesbare Schriftgröße zu verkleinern.
- Erkläre Unsicherheiten und fehlende Daten direkt im Bericht.
Mach die Übergabe zum Teil der Arbeit
Veröffentliche einen Snapshot, wenn Leser eine bewusst gestaltete Version sehen sollen. Aktualisiere diese Veröffentlichung nach Änderungen, die sie erhalten sollen. Verwende PDF als stabile Lesekopie und bewahre das bearbeitbare Projekt für zukünftige Berichtszyklen auf.
Prüfe vor dem Senden der Datei die Seitenreihenfolge, Bildausschnitte, Tabellen und langen Überschriften im exportierten Ergebnis. Wenn ein Bericht ein CV oder persönliche Daten enthält, wähle Empfänger und Link-Berechtigungen bewusst aus.