Ohjaa lukija näytön läpi
Projektipäivitys tarvitsee erilaisen painotuksen kuin tutkimusraportti. Aloita nimeämällä lukija ja kysymys, johon asiakirjan on vastattava. Hyödyllinen rakenne on tiivistetty päätulos, sen taustalla oleva näyttö, vaikutukset ja seuraava päätös.
Valitse asiakirjapiirtoalue lukukokemusta varten tai esityspiirtoalue keskustelua varten. Tessuvissa voit työskennellä molemmilla; tiivistä raporttia ei pidä käsitellä esityksenä pienemmällä tekstillä.
Sovita visuaalinen ilme näyttöön
| Kysymys | Hyödyllinen visuaalinen elementti |
|---|---|
| Miten yksi kategoria vertautuu toiseen? | Pylväs- tai lollipop-kaavio samoilla yksiköillä ja samalla asteikolla. |
| Mikä muuttui ajan mittaan? | Viivakaavio, jossa päivämäärät ovat oikeassa järjestyksessä. |
| Mistä kokonaismäärä koostuu? | Ympyrä- tai donitsikaavio, kun luokat todella ovat saman kokonaisuuden osia. |
| Mikä edellyttää päätöstä? | Vertailutaulukko, jossa vaihtoehtojen kompromissit on kirjoitettu niiden viereen. |
| Mitä tiedämme ja mistä? | Näyttöluettelo, jossa väite yhdistyy lähteeseen ja rajoituksiin. |
Erota suunnittelun parannus faktamuutoksesta
Käytä kohdennettua muokkaustilaa, kun haluat säätää tekstiä tai designia muuttamatta koko dokumenttia. Valitse paikallista muokkausta varten sopiva sivu ja tarkista syntynyt versio ennen jakamista.
Kaavio- ja taulukkoesimerkit ovat havainnollistavaa dataa. Korvaa ne, merkitse yksiköt ja ajanjaksot sekä varmista, että luokat ovat edelleen vertailukelpoisia. Viimeistelty kaavio, jonka lukuun ei ole perustetta, ei silti ole perusteltu.
- Käytä kuvaavia otsikoita, jotka ovat ymmärrettäviä myös luettelona luettuina.
- Pidä lähteet niiden tukemien väitteiden lähellä.
- Jaa liian täyteen ahdettu taulukko sen sijaan, että pienentäisit tekstin epämukavan vaikealukuiseksi.
- Selitä epävarmuudet ja puuttuvat tiedot itse raportissa.
Tee luovutuksesta osa työtä
Julkaise tilannevedos, kun haluat lukijoiden näkevän harkitun version. Päivitä julkaisu, kun olet tehnyt muutoksia, jotka haluat heidän saavan. Käytä PDF:ää vakaana lukukopiona ja säilytä muokattava projekti tulevia raportointikierroksia varten.
Tarkista ennen tiedoston lähettämistä viedystä tiedostosta sivujen järjestys, kuvien rajaukset, taulukot ja pitkät otsikot. Kun raportti sisältää ansioluettelon tai henkilötietoja, valitse vastaanottajat ja linkin käyttöoikeudet harkiten.