Giv læseren en vej gennem dokumentationen
En projektopdatering kræver en anden vægtning end en researchrapport. Begynd med at navngive læseren og det spørgsmål, dokumentet skal besvare. En nyttig struktur er et overordnet resultat, evidensen bag det, konsekvenserne og den næste beslutning.
Vælg et dokumentlærred til læsning eller et præsentationslærred til diskussion. Tessuvi lader dig arbejde med begge; en tæt rapport bør ikke behandles som en præsentation med mindre tekst.
Tilpas det visuelle til dokumentationen
| Spørgsmål | Nyttigt visuelt element |
|---|---|
| Hvordan sammenlignes én kategori? | Et søjle- eller lollipopdiagram med de samme enheder og den samme skala. |
| Hvad har ændret sig over tid? | Et linjediagram med datoerne i den korrekte rækkefølge. |
| Hvad består en total af? | Et cirkel- eller donutdiagram, når kategorierne faktisk udgør dele af den samme helhed. |
| Hvad kræver en beslutning? | En sammenligningstabel med afvejningerne skrevet ved siden af valgmulighederne. |
| Hvad ved vi, og hvorfra? | En evidensoversigt, der kobler en påstand sammen med dens kilde og begrænsninger. |
Adskil en designforbedring fra en faktuel ændring
Brug en fokuseret redigeringstilstand, når du vil justere tekst eller design uden at ændre hele dokumentet. Vælg den relevante side til en lokal revision, og gennemgå derefter den resulterende version, før du deler den.
Eksempler på diagrammer og tabeller bruger demonstrationsdata. Erstat dem, angiv enheder og tidsperioder, og bekræft, at kategorierne fortsat kan sammenlignes. Et poleret diagram med et udokumenteret tal er stadig udokumenteret.
- Brug beskrivende overskrifter, der giver mening, når de læses som en liste.
- Behold kilder tæt på de påstande, de understøtter.
- Opdel en overfyldt tabel i stedet for at gøre den mindre end en behagelig læsestørrelse tillader.
- Forklar usikkerhed og manglende data i selve rapporten.
Gør overleveringen til en del af arbejdet
Publicér et øjebliksbillede, når du vil have læserne til at se en bevidst udvalgt version. Opdatér publiceringen, når du har foretaget ændringer, som du vil have dem til at modtage. Brug PDF til en stabil læsekopi, og behold det redigerbare projekt til fremtidige rapporteringscyklusser.
Tjek siderækkefølge, billedbeskæringer, tabeller og lange overskrifter i det eksporterede resultat, før du sender filen. Når en rapport indeholder et CV eller personlige oplysninger, skal du vælge modtagere og linktilladelser bevidst.